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美しいタスク管理を目指して行きついた「最高のアプリ」

TODO管理

タスク管理、続いてますか?

最近では様々なタスク管理方法がある一方で、今の管理方法に満足できない方も多いのではないでしょうか?

今回は、おすすめのタスク管理アプリTodoistをご紹介していきます。

このサービスを使い始めて1年以上経ちますが、今でも画面はごちゃつかずに綺麗に管理できています。

その上タスク管理の枠を超えて、「メモ帳」に使ってしまうほどのヘビーユーザーです。

そんなわたしが考える「最高の使い方」についてもお話しますので、是非最後まで読んでいってくださいね!

Todoistとは?

シンプルな見た目ですが、大量のタスクを管理しても疲れない
そんなスマートなタスク管理アプリです。

しかも、無料版で十分な機能が使えるのに、広告はありません。

そんな魅力的なアプリについて、もう少しメリットを掘り下げてみましょう。

メリット1: 管理の単位が複数ある

このサービスには、プロジェクト・セクション・5階層の子タスクの3つの管理単位があります。

タスク管理アプリの問題は、とにかく思いついたままにタスクを書き溜めてしまうことではないでしょうか。

荒れたタスク管理サービスほど煩わしいものはありません。
それを整理すること自体が「ハードルの高いタスク」と化してしまうのです。

これだけ多くの階層で管理できれば、自分がどこにタスクを作成すればいいか一目瞭然です!

プロジェクト タスクの表示1ページにつき、1プロジェクト
セクション ページ内のタスクを、「小見出し」のように区切ることが可能
5階層の子タスク タスクは画像↓のように5階層まで入れ子が可能
Todoistで管理できる単位

※タスクの入れ子は5階層まででそれより下にタスクは作れません。

メリット2: 操作性の高さ

TodoistはPC版とスマホ版ともに非常に操作性が高いです!

タスクの移動

他のサービスだとフォルダを移動するために「右クリックして、移動先のフォルダを指定して…」と手間がかかるものもありました。

ですが、このアプリではもっと多様な移動方法が提供されています。

「Ctrl+左右」で作成中のタスクの階層を移動することが可能です。

また、ドラッグ&ドロップでも「タスクの移動」や「階層の移動」をすることができますので、スマホ版でも重宝します。

期限の設定

一般的なアプリ同様、期限を設定するボタンも用意されていますが、それだけではありません。

タスクのテキストから期限を設定することが可能なのです!

例えば、以下の画像では「10日後 ブログの記事を執筆する」と入力したところ…
今日(10月7日)から10日後に期限が自動設定されました。

Todoist_テキストから期限設定

これでタスク作成すれば、「期限設定に使われたテキスト」は取り除かれた状態で保存されます。

この他にも以下のようなテキストで設定が可能です!※一例です

  • 今日 / 明日 / 来年
  • 毎日 / 毎月 / 毎年
  • 正月 / 成人の日 / 母の日

意図しないタイミングで期限が設定されてしまうことがあります。

例えば、「10月31日のハロウィンに向けて、衣装を買う」のような場合ですね。
この場合期限は10月31日ではなく、もっと早い日程かもしれません。

そんな時は、ハイライトされた箇所をクリックしましょう。
それで期限設定は外されますので、ご安心ください。

メリット3: Doneしたタスクも参照できる

無料で使えるアプリだと、Doneにしたタスクは参照できなかったりアクセスしづらかったりしますよね。

ですが、アクティビティから削除した操作履歴を閲覧できるばかりか
削除したタスクを検索することもできます!

デメリット

今のところデメリットを感じることはあまりありません。

ですが、先に書いた通り「意図しないタイミングで期限が設定」されてしまう時は
少し煩わしさを感じますね。

期限設定を外すショートカットでもあれば便利なのですが…

あとは、無料プランでは特に不足を感じていないので、課金も不要です。
(ここまで便利だと投げ銭したくなりますね笑)

おすすめの使い方

毎朝やること

毎朝「Twitterで実績報告」「ブログを2時間執筆」などのタスクを設けているのですが、これは一々入力していたら大きな手間です。

そこで私は、期限を「毎日」に設定することで、タスクを完了しても自動で明日分を生成してもらってます。

これは強力な機能で、習慣化したいタスクがある場合は役に立ちます!💪

雑多なタスクの管理方法

タスクを思いついたとき、対応するプロジェクトがあればそこに入れますよね。(私の場合は「個人開発」や「ブログ」)

ですが、雑務的なタスクの場合はどう分類・管理すればよいのでしょうか?

そこで、私はタスクの緊急性で分類して管理するようにしています。

手順は以下の通りです。

  1. 緊急性ベースでセクションを作成する。
    • 今日やること
    • 1週間以内にやること
    • 1カ月以内にやること
    • 3カ月以内にやること
    • 1年以内にやること
  2. やるべきことを思いついたら、いつ期限のタスクにするか考える
  3. 例えば1カ月以内でいいなら「歯医者 1カ月」と入力して、期限も入れて「1カ月以内にやること」セクションに追加
  4. 期日が1週間を切ったら、「1週間以内にやること」セクションに移動する
雑務管理は緊急性で

友達との約束を書き溜める

友達との約束は大事にしたいですが、その場限りの約束で終わってしまうこともしばしば…

約束を大事にするために、わたしは仲の良い友達一人一人でセクションを切って「約束をタスク」にしています。

これで約束を守る良い奴になれます笑

思い立ったらすぐアイデアをメモ

スマホ版が非常に使いやすいので、メモ帳としても重宝しています。

スマホアプリでメモをしたとき、どんどんメモが溜まって、メモしただけで何も行動につながっていないことは結構ありますよね。

そこで、このTodoistでのメモです。

メモをするときには、そのメモを保管する期限を設定するのです。

詳細も入力可能

期限が切れているメモについて、週一くらいでメンテナンスしてあげればクリーンに保つことができます。

もちろんGoogleアカウント連携しているので、PCからこのタスクメモをメンテナンスできるのも最高です!!

以下のように目的に応じて、様々なアウトプットにつなげて日々行動につなげています!

Todoist → テキストファイル or ブログ
Todoist → Twitter
Todoist → 行動

それでは皆さんも、素敵なタスク管理を~✨